1. Responsables de la protection des renseignements personnels

Conformément à la  Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), AlloPsycho désigne les personnes suivantes comme responsables de la protection des renseignements personnels :

Responsables : Joe Salman et Maher Abilmouna, copropriétaires

Courriel : allo.psycho@hotmail.com

Mode de contact : Par courriel uniquement — nous vous répondrons dans un délai de 10 jours ouvrables.

Toute demande relative à vos renseignements personnels (accès, rectification, retrait du consentement, portabilité, désinscription) doit être transmise à l’adresse ci-dessus.

2. Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de nos services de consultation psychosociale en ligne, AlloPsycho collecte les renseignements personnels suivants :

2.1 Renseignements d’identification

• Nom et prénom
• Adresse courriel et numéro de téléphone
• Date de naissance (si requise pour l’admissibilité à certains programmes)
• Adresse résidentielle (si nécessaire)

2.2 Renseignements de santé et psychosociaux

Ces renseignements sont considérés comme sensibles au sens de la Loi 25 et font l’objet de mesures de protection renforcées.

• Motif de consultation et historique psychosocial
• Notes cliniques et rapports d’évaluation
• Formulaires de consentement signés électroniquement via Jane App
• Informations liées aux mandats IVAC, le cas échéant

2.3 Renseignements financiers et d’assurance

• Mode de paiement (traité directement par Jane App — AlloPsycho ne conserve pas les numéros de carte)
• Informations relatives à l’assureur privé, le cas échéant
• Numéro de dossier d’assurance (si applicable)

3. Fins de la collecte et utilisation des renseignements

Les renseignements personnels sont collectés et utilisés exclusivement aux fins suivantes :

• Prestation de services psychosociaux par téléconsultation
• Gestion des dossiers clients et des rendez-vous
• Facturation et traitement des paiements
• Communication avec le client (confirmations, rappels, suivis)
• Traitement des réclamations d’assurance ou des mandats IVAC
• Respect des obligations légales et professionnelles des intervenants

Nous ne collectons pas de renseignements à des fins commerciales, de prospection ou de revente. Nous n’utilisons pas vos données à des fins de profilage publicitaire.

4. Communication des renseignements à des tiers

AlloPsycho peut partager certains renseignements personnels avec les tiers suivants, dans la seule mesure nécessaire à la prestation de nos services :

4.1 Jane App (Jane Software Inc.)

Plateforme principale de gestion clinique utilisée pour la prise de rendez-vous, la téléconsultation vidéo, la signature électronique des formulaires de consentement et le traitement des paiements. Jane App est une entreprise canadienne dont les serveurs sont situés au Canada (Colombie-Britannique).

Pour en savoir plus : https://jane.app/privacy

4.2 Organismes tiers dans le cadre de mandats IVAC

Dans le cadre de mandats IVAC, certains renseignements peuvent être transmis à la CNESST ou à d’autres organismes mandataires, avec le consentement exprès du client ou tel que requis par la loi applicable.

4.3 Absence de transfert hors Canada

Les renseignements personnels de nos clients sont hébergés et traités au Canada uniquement. Nous ne transférons pas de données à l’extérieur du pays.

5. Durée de conservation

La durée de conservation des dossiers clients est déterminée en fonction des obligations professionnelles de chaque intervenant·e, selon les règles de leur ordre professionnel respectif :

• Travailleurs sociaux : règles de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (OTSTCFQ)
• Criminologues : règles de l’Ordre professionnel des criminologues du Québec (OPCQ)
• Sexologues : règles de l’Ordre des sexologues du Québec (OSQ)
• Autres professionnels : selon les règles de leur ordre respectif

À l’expiration de la période de conservation requise, les dossiers sont détruits de façon sécuritaire, conformément aux politiques de Jane App et aux pratiques de gestion documentaire d’AlloPsycho.

6. Témoins de connexion (cookies) et outils de pistage

Notre site Web est hébergé sur WordPress (avec Elementor). Des témoins de connexion (cookies) peuvent être déposés automatiquement par WordPress, Elementor ou d’éventuels plugiciels intégrés au site.

Types de témoins potentiellement utilisés :

• Témoins fonctionnels (session, préférences de langue)
• Témoins analytiques (si un outil d’analyse de trafic est activé)
• Témoins tiers (selon les plugiciels installés sur WordPress)

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins ou être avisé de leur dépôt. Certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas fonctionner correctement sans témoins fonctionnels.

7. Sécurité des renseignements

AlloPsycho met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées à la nature sensible des renseignements traités :

• Accès aux dossiers restreint aux professionnels intervenants et les Responsables de la Protection des renseignements Personnels 
• Transmission des données chiffrée (protocole TLS/SSL)
• Plateforme Jane App certifiée conforme aux normes de sécurité pour les données de santé
• Aucune conservation des informations de paiement dans nos propres systèmes

En cas d’incident de confidentialité (accès non autorisé, perte ou vol de données), nous nous engageons à aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) et les personnes concernées dans les délais prescrits par la Loi 25.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

• Droit d’accès : obtenir copie des renseignements que nous détenons sur vous
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos renseignements (sous réserve des obligations légales de conservation)
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans préjudice

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous écrire à : allo.psycho@hotmail.com

Nous accuserons réception de votre demande dans les 3 jours et y répondrons dans un délai maximal de 10 jours.

9. Consentement

En utilisant les services d’AlloPsycho, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente politique.

Un formulaire de consentement distinct, spécifique à votre suivi clinique, vous sera transmis via Jane App avant votre première consultation. Ce formulaire couvre notamment la collecte de renseignements de santé, la téléconsultation et, le cas échéant, la communication de données dans le cadre d’un mandat IVAC.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous contactant à l’adresse mentionnée à la section 1. Le retrait du consentement pourrait toutefois rendre impossible la poursuite de certains services.

10. Modifications à la présente politique

AlloPsycho se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment, notamment pour refléter les changements législatifs ou les évolutions de nos pratiques. La version à jour sera toujours accessible sur notre site Web.

En cas de modifications importantes, nous vous en aviserons par courriel ou par un avis visible sur notre site.

11. Ressources et recours

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la :

Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) 

Site Web : www.cai.gouv.qc.ca

Téléphone : 1 888 528-7741